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Guía para la planificación de proyectos de Akeneo 

¿Estás preparado para llevar tu negocio a nuevos límites en cuanto a organización y eficiencia? Hemos preparado una guía definitiva para la planificación de proyectos de Akeneo para el comercio electrónico con el fin de ofrecerte todo lo que necesitas saber sobre integrar un PIM a tu negocio y lo que puedes esperar en el proceso.

Contents

05 Sep, 2022 / 11 MIN read

Qué son PIM & Akeneo


Una solución para la Gestión de la Información del Producto (PIM, por sus siglas en inglés) es un sistema empresarial que sirve como un eje centralizado para recopilar, almacenar y gestionar la información de tu producto. Es también el lugar principal donde se crearía un catálogo para su posterior distribución a través de tus canales de venta y comercio electrónico.

Una solución PIM facilita y agiliza la creación y entrega de experiencias de productos irresistibles que harán crecer a tu negocio. Es una solución de un valor incalculable para las empresas con un amplio catálogo de productos, gamas de productos dinámicos, múltiples fuentes de datos de producto y gran cantidad de proveedores.

Aunque hay muchas opciones en el mercado para PIM y herramientas de organización de productos, Akeneo supone dar un paso más por su amplio conjunto de características y su conectividad.

Gracias a su Web API, Akeneo se puede conectar con otros sistemas que a lo mejor ya utilizas en tu empresa y que proporcionan información de producto, como, por ejemplo, un ERP o aplicaciones específicas de determinados clientes. Por no hablar de que tiene múltiples funciones que facilitan las tareas de enriquecimiento y distribución de la información de producto a tus compradores, es, sin lugar a duda, uno de los PIM más potentes que existen actualmente.

Table of contents:
    CAPÍTULO 1

    ¿Por qué es tan importante la gestión de la información de producto?

    Las experiencias de compra difieren en cada canal, pero en todas ellas debe destacarse un denominador común: la calidad de la información del producto. Cuando compran por internet, los consumidores tienen un grado mayor de confianza en las marcas y los vendedores que ofrecen datos completos, precisos y originales y no confían tanto en los productos que no lo parecen tener.

    ¿Cuántas veces has abandonado una tienda online porque no tenían suficiente información del producto que buscabas o porque las fotos eran muy malas? ¿Quizás no has podido encontrar un electrodoméstico que encaje en las dimensiones exactas de tu cocina y después de unos minutos buscando piensas «lo buscaré en otro sitio»? ¿O tal vez te has sentido decepcionado al abrir un paquete que llevaba semanas en camino para encontrar un producto que no se ajustaba a tus expectativas?

    La mala información del producto es una de las causas más comunes de abandono de la cesta de la compra y de las altas tasas de devolución.

    Fuente: Google

    Y la calidad del catálogo de productos de tu tienda afecta a dos áreas importantes del comercio digital: La generación de tráfico: puedes captar a los usuarios que realmente tienen la intención de realizar una compra a través de contenidos de valor, y lograr una mejor clasificación por parte de los motores de búsqueda. La conversión de productos: puedes lograr un mayor volumen de ventas a través de información que resuelva todas las dudas de los consumidores con un contenido detallado y atractivo que ayude a impulsar, entusiasmar y animar a la compra.

    CAPÍTULO 2

    ¿A quién se dirige Akeneo PIM?

    Cualquier empresa de comercio electrónico que gestione un gran número de productos se beneficia del uso del software PIM. No solo reduce el número de procesos manuales para la gestión de productos e inventarios, sino que elimina casi todos los errores o inexactitudes potenciales cuando se introducen los datos del producto.

    Está claro que la repetición constante de tareas puede dar lugar a errores. No solo errores en los productos, sino también malentendidos en la comunicación con tus compradores. Esto lleva a errores en cosas como el tipo de producto, el tamaño y el tiempo de entrega, por nombrar solo algunos. Y, como sabemos, en los tiempos que corren, los retrasos en la logística se vigilan al máximo. Todas estas áreas empiezan a sufrir como consecuencia de no saber qué es un PIM de comercio electrónico y el impacto positivo general que tiene en los negocios de comercio electrónico.

    Independientemente de su tamaño, buscar nuevas y mejores formas de optimizar la comunicación y mejorar los vínculos entre departamentos es otro paso esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Si la empresa ya ha alcanzado cierta envergadura, estas mejoras se convierten en obligatorias y no son simplemente algo que estaría bien tener.

    Si tu negocio ya es lo suficientemente grande, añadir un componente PIM se convierte en algo más que una mejora, es esencial para las tiendas online que quieren construir un omnicanal y/o un negocio multiregión. 

    Si acabas de empezar, todavía puedes beneficiarte de la sincronización de procesos y de un crecimiento más rápido que puedes encontrar implementando un PIM para tu tienda. Considera la posibilidad de utilizar un sistema ERP como forma de conectar los departamentos de marketing y ventas con todas las demás áreas responsables de la información de los productos. 

    CAPÍTULO 3

    Ediciones de Akeneo

    Akeneo tiene 3 ediciones, una gratuita y dos de pago: Community, Growth y Enterprise. En ese orden, cada edición incluye los beneficios de la anterior, a los que además se añaden un emocionante conjunto de características y capacidades nuevas.

    Características principales de cada edición de Akeneo

    Las funciones de la edición Community de Akeneo permiten a tu equipo hacer lo siguiente:

    • Recopilar datos del producto: recopilar datos de producto en bruto de cualquier parte – desde archivos CSV/Excel hasta un ERP – y reunirlos en un solo sitio.
    • Gestionar catálogos: Estructura y gestiona tu catálogo maestro en una única fuente para toda la información de los productos.
    • Enriquecer la información del producto: Crea experiencias de producto usando una serie de recursos digitales como: texto, imagen, vídeo y documentos. Y benefíciate de la gestión fácil de las traducciones de los datos del producto por canal y/o localización.
    • Exportar los datos del producto: Comparte sin problemas la información más reciente sobre los productos en todos tus canales para ofrecer experiencias más atractivas a los clientes.
    • Integración con otros sistemas: Conecta el ecosistema completo a través de la potente WEB API o también aprovecha los conectores y extensiones desarrollados por la comunidad Akeneo que se pueden encontrar fácilmente en Akeneo App Store.
    • Apoyo de la comunidad: Si tienes preguntas, Akeneo tiene respuestas. Mantente en contacto con nuestra comunidad de código abierto mediante el canal de Slack, Stack overflow o Crowding & Badger.

    El montaje de la edición gratuita es relativamente fácil (nosotros ofrecemos este servicio), aunque el servidor corre a cargo del cliente.

    La edición Growth incluye todo lo de la Community y además:

      • Tabla de Atributos: Gestiona los datos multidimensionales en Akeneo PIM como las dimensiones de los productos, ingredientes o la información de embalaje.
      • Exportaciones a medida: Crea exportaciones personalizadas según los requisitos de los minoristas o distribuidores.
      • Actualizaciones automáticas: Las versiones del código fuente están disponibles  automáticamente y se aplican en casos como parches o correcciones importantes. 
      • Acceso anticipado a las últimas funciones de PIM: Cada vez que Akeneo desarrolla nuevas funciones, estas se ponen a disposición de los usuarios para que puedan conocerlas y ver si se adaptan a sus necesidades. 
    • Asistencia con respaldo SLA: Los Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA por sus siglas en inglés) definen las normas de asistencia, es decir, una garantía de servicio al cliente. Puede referirse a la calidad, disponibilidad o puntualidad del servicio prestado.

    En esta versión Akeneo ofrece el servicio de hosting, el precio se paga en una cuota de suscripción anual.

    La edición Enterprise tiene todo lo de la versión Growth y además:

      • Gestión avanzada de permisos: Asegúrate de que los colaboradores solo acceden a los productos y valores que necesitan mejorar. 
      • Validación del flujo de trabajo: Revisa y aprueba cambios para garantizar que la información del producto sea de alto nivel.
      • Control de versiones y publicación: Restaura los productos y las descripciones a una versión anterior y mantén varias versiones de los productos.
      • Motor de reglas: Enriquece automáticamente los datos reduciendo los errores y el esfuerzo manual.
      • Gestión de recursos digitales: Organiza, enriquece, vincula y transforma los activos multimedia para canales específicos.
      • Entidades de referencia: Vincula información con valores fundamentales, directrices de marcas y más a tus productos.
    • Asistencia para el Éxito del Proyecto: El equipo de Akeneo proporciona asistencia para lograr el éxito del proyecto.
    CAPÍTULO 4

    Planificación e implementación del proyecto de integración de Akeneo

    Como hemos visto en los últimos 2 años, cada negocio online tiene diferentes necesidades de crecimiento, además de un funcionamiento que le es propio, y no hay un procedimiento estándar que sea válido para todos los comercios. Basándonos en nuestra experiencia en la implantación de sistemas PIM con Akeneo, podemos confirmar que en la mayoría de ellos hay que llevar a cabo los siguientes pasos.

    Identificar necesidades y oportunidades

    ¿Cómo se está haciendo? ¿Qué se está haciendo?

    Como primer paso del proyecto, necesitas identificar – ya sea por tu cuenta o junto con consultores del software Akeneo como nosotros – el proceso actual del producto, cómo se está gestionando la información del producto, el enriquecimiento de la información y el alcance o dónde llega. ¿Cuáles son los sistemas o canales que interactúan, tanto de entrada como de salida? Es importante conocer el punto de partida y cada elemento que está disponible desde el inicio del proyecto.

    Elaborar escenarios  

    Dotados con tanta información necesaria como sea posible, en i4 ayudamos al cliente proponiéndole un esquema en el que encajen todas las piezas relacionadas con la información del producto.

    Por ejemplo, hay empresas que tienen ecommerce y ERP, pero no tienen un PIM, muchos de ellos gestionan el catálogo directamente en el ecommerce, a mano o mediante hojas de cálculo. En este caso, se proporciona un ecosistema que integre cada uno de estos tres componentes. De esta forma se aprovechan los recursos ya disponibles, se automatizan las tareas, se reducen los errores humanos y se amortiza el coste de la infraestructura.

    Otro ejemplo que se da con frecuencia es el de clientes con múltiples fuentes de información de productos y demasiadas personas que dedican un montón de horas a intentar recopilar toda la información necesaria. El objetivo en este caso no puede ser más claro, tener un catálogo maestro consolidado que se gestione desde el mismo sitio.

    Por lo tanto, en este paso es necesario esbozar los posibles escenarios y puntos de acción que se necesiten.

    Definir el ciclo de vida del producto

    Como primer paso para la implementación, se determina el ciclo de vida del producto. En este punto e esencial conocer de dónde viene, quién lo enriquece y el alcance o dónde llega. Aquí se determinan las interacciones básicas esenciales, cada uno de los departamentos implicados, los sistemas existentes, la información de los proveedores, las responsabilidades, etc. Una vez que se ha logrado lo anterior, el ciclo de vida del producto puede ayudar a dictar los siguientes pasos para configurar e implementar el PIM. 

    La estructura de datos de PIM

    En esta fase, el equipo responsable del PIM, guiado en todo momento por los expertos de Akeneo, identifica y construye los elementos que darán forma al catálogo maestro. A continuación, preparará el terreno para recibir la información que dará forma a cualquier producto presente en el momento del análisis. Se suelen identificar los siguientes elementos:

    • Canales, como ecommerce, de impresión, etc., en los que se distribuye la información.
    • Locales, idiomas y países con información regionalizada.
    • Monedas, en consonancia con cada región.
    • Categorías, definición de árbol/es de categorías.
    • Atributos, se definen todas las características dentro del universo de los productos.
    • Opciones de atributos, algunos atributos deben ofrecer una lista de posibles valores.
    • Familias, ciertos tipos de productos tienen atributos comunes a los de sus hermanos.
    • Variantes de familia, dentro de una familia puede haber productos que, debido a la variación de uno o varios atributos, generan una nueva referencia.

    Consolidación del catálogo en el PIM

    Una vez que la estructura del PIM está definida de manera clara y Akeneo está preparado de acuerdo con las necesidades del cliente, se debe definir una estrategia para reunir toda la información posible de los productos.

    En términos generales, en Akeneo podemos crear productos de tres formas:

    • Importaciones masivas: la importación masiva de archivos es especialmente útil cuando hay grandes listados de producto, o cuando el cliente está familiarizado con el uso de archivos para procesar la información.
    • API web: Aunque a veces supone un poco más de esfuerzo, el uso de la API web disponible ayuda cuando no se puede procesar un volumen (muy) grande de datos desde la fuente. En estos casos, es necesario desarrollar un programa ETL (extracción, transformación y carga) que lleva un más tiempo, pero merece mucho la pena.
    • Interfaz de usuario: Crear el producto directamente desde la interfaz de usuario es la mejor opción para catálogos muy pequeños. En este caso, consideraríamos empresas que están empezando o que solo tienen unos pocos productos en su inventario.

    Integración con otros sistemas

    Casi cualquier integración que puedas imaginar es posible a través de la potente y completa API web que Akeneo ofrece de serie. Esto significa que el PIM tiene innumerables posibilidades de integrarse en el ecosistema de tu empresa, sea cual sea la solución empresarial.

    Akeneo se ha creado desde un punto de vista centrado en la API, que hace más fácil integrar tu PIM con cualquier sistema que estés usando actualmente o te plantees introducir.

    Desde el ecommerce, como la integración de Akeneo Magento o Akeneo Shopware con el ERP, los sistemas de impresión, los portales B2B y mucho más, no importa cuáles sean tus necesidades, puedes estar seguro de que Akeneo PIM encajará perfectamente en tu ecosistema actual y desbloqueará el crecimiento futuro gracias a su amplia red y a las integraciones del PIM hechas a medida.

    Durante la fase de análisis, es importante identificar las necesidades que puedan surgir o beneficiarse de la integración con otros sistemas de la organización. En esta fase, deben tenerse en cuenta, dejando un camino claro para facilitar estas integraciones en el futuro.

    Akeneo ofrece una amplia gama de complementos que pueden conectarse con otras herramientas conocidas en el mercado, por ejemplo, con Magento. Si una conexión con Magento es imprescindible para ti, es muy importante asegurar una conectividad fuerte y consistente y realizar pruebas para su correcto funcionamiento.

    Si la integración con otros sistemas se ha realizado mediante un plan de desarrollo personalizado, plataforma o consultora, también se deben realizar pruebas que garanticen el correcto funcionamiento de la integración y asegurar que los resultados son los deseados.

    Para más información sobre cómo implementar Akeneo en tu negocio, o aprender más sobre la configuración perfecta del PIM en tu organización, ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario. Estaremos encantados de ponerte en la senda del crecimiento a través de una implementación del PIM bien orquestada.

    Autor

    Enrique Martínez ha sido el encargado de la implementación de Akeneo PIM y de dar soporte a los clientes de interactiv4 durante 5 años. Es un ingeniero de sistemas especializado en el desarrollo de software con más de dos décadas de experiencia, su perfil todo terreno le permite desarrollar soluciones complejas desde cero hasta la ingeniería inversa.

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