Hay un viejo adagio acerca de la certeza de que hay tres cosas principales en la vida: el nacimiento, la muerte y los impuestos. Estos últimos no son ni los más divertidos ni los más fáciles de gestionar, especialmente en entornos fiscales internacionales en constante cambio. En 2020, solo en los EE. UU., se enmendaron 592 códigos y regulaciones impositivas únicas, de acuerdo con el Informe de Reglas y Tasas de Impuestos a las Ventas de Fin de Año 2020, de Vertex. A esto se le sumarían los cambios recientes en las normas del IVA en la Unión Europea que afectan a todas las empresas que venden en ella, y muchas otras regulaciones en todo el mundo. En este sentido, la cantidad de cambios comienza a aumentar exponencialmente. 

Asegurarse de que una tienda en línea pueda adaptarse, adecuarse y procesar rápidamente estas reglas y regulaciones en constante cambio es crucial para administrar cualquier negocio online. Afortunadamente, existen soluciones para un negocio online como Magento y Adobe Commerce, que no solo tiene configuradas herramientas predeterminadas de administración de impuestos, sino que además puede integrarse con diferentes soluciones para ayudar a aliviar la pesada carga impositiva de las ventas internacionales. Un ejemplo perfecto es Vertex. 

Además de las funcionalidades predeterminadas de administración de impuestos, la versión 2.2.4 trae consigo una mejor funcionalidad y opciones de customización: Vertex llega como extensión del paquete principal, y se puede configurar fácilmente en el área del administrador. Más adelante, en este artículo, procederemos a explicarlo.

Como partners de ecommerce, una de las muchas áreas en las que ayudamos a nuestros clientes es en la configuración y la aplicación de las diferentes reglas de impuestos dentro de sus tiendas. Luego, asesoramos a su equipo sobre cómo administrar de manera eficiente su plataforma con la funcionalidad predeterminada, y ayudamos a desarrollar más soluciones personalizadas cuando surgen necesidades específicas para su negocio.

Capacidades de la gestión de impuestos en Magento 2

Primero, comencemos explorando algunos de los conceptos básicos. Definiremos con mayor profundidad las Clases de Impuestos, las Tasas de las Zonas de Impuestos y las Reglas de Impuestos, examinando más de cerca estas capacidades impositivas predeterminadas de ambas versiones. Y para resaltar su mayor flexibilidad y adaptabilidad, posteriormente profundizaremos en algunas de las opciones más avanzadas y personalizables de estas. 

A continuación, explicaremos las principales capacidades de gestión fiscal de las herramientas.

Las Clases de Impuestos se refieren a segmentos de productos o servicios que pueden requerir o no un determinado impuesto. Por ejemplo, ¿tienen algunos estados un impuesto sobre las ventas? ¿Tienen un impuesto de envío? ¿Están exentas de los mismos las compras comerciales o personales? 

Las Tasas de las Zonas de Impuestos pueden ayudar a definir con mayor profundidad la tasa impositiva basada en un determinado producto o servicio en un área determinada. Por ejemplo, podemos dar respuesta a preguntas como: ¿qué impuesto sobre las ventas se paga en España en comparación con Portugal? ¿Y en Nueva York en comparación con California? 

Las Reglas de Impuestos contienen un resumen de todo lo anterior. Estas reglas fiscales definirán exactamente la cuantía de impuesto que se cobrará a un consumidor por un producto o servicio en combinación con cualquiera de los criterios anteriores. 

Teniendo en cuenta cada uno de estos criterios, Magento facilita enormemente la aplicación de impuestos y el cumplimiento de las normas fiscales. Es fácil de implementar y definir cualquiera de los siguientes:

  • Reglas de impuestos individuales para cada website en tiendas multi-site.

  • Métodos de cálculo basados ​​en precio unitario, total de fila, total, etc. 

  • Ajustes de precios de catálogo para incluir o excluir impuestos.

  • Aplicación de impuestos a los descuentos.

  • Desglose de la información impositiva en el proceso de compra.

Para las empresas de comercio electrónico que operan a escala internacional y tienen complejas reglas de cálculo de impuestos, las cantidades de impuestos se pueden incluir dentro del precio de un producto o servicio. Esto creará una experiencia simplificada para los clientes, y eliminará cualquier información fiscal desconocida o no deseada que pueda confundirlos, lo que hará que las compras sean más rápidas, fáciles de entender y precisas.

Por más completas y flexibles que sean estas opciones y configuraciones dentro de Magento, es posible que algunos usuarios aún tengan necesidades adicionales. Cuando se trata de ventas e impuestos transfronterizos, comprender los matices de cada clase, tasa y regla de impuestos puede resultar complejo y, en algunos casos, es posible que incluso se pasen por alto algunos criterios. Aquí es donde entra Vertex.

¿Cuándo cambia Vertex las reglas del juego?

Vertex es una solución SAAS de gestión dinámica de impuestos basada en una “nube” que permite a los usuarios automatizar las ventas y el cumplimiento fiscal. Esto supone una gran ayuda para las empresas y compañías “midmarket” con transacciones fiscales complejas. Vertex no solo ayuda a mantener las reglas y regulaciones actualizadas y precisas, sino que también ahorra tiempo a los equipos tributarios y financieros al eliminar los procesos manuales existentes en este sentido.

Como mencionamos, desde la versión 2.2.4 de Magento y Adobe Commerce, Vertex ahora es parte del paquete de servicios centrales en ambas plataformas. No solo ayuda a simplificar el proceso de integración y configuración del sistema, sino que le brinda acceso directo a configuraciones de cumplimiento tributario de Vertex incrementadas para cada uno de sus websites.

A fin de entender mejor algunas de estas ventajas y cómo benefician a su tienda online, puede comprobar más detalles acerca de Vertex en el siguiente listado:

  1. El sistema automatiza los cálculos de impuestos sobre las ventas para todas las transacciones en función del perfil fiscal de cada producto o servicio seleccionado, y en su jurisdicción de compra. 
  2. Vertex funciona con una base de datos actualizada y monitorizada continuamente con millones de reglas tributarias efectivas basadas en datos para 19.000 jurisdicciones repartidas por todo el mundo. Cada vez que ocurre un cambio de regulación, se refleja automáticamente en Vertex.
  3. Vertex facilita la gestión de clientes en diferentes zonas geográficas, incluso de aquellos que tienen requisitos fiscales que no sean estándar.
  4. Vertex permite gestionar certificados de excepción para que los compradores puedan realizar operaciones libres de impuestos cuando sea aplicable legalmente. Simplemente proporcionan su información de exención fiscal y Vertex se encarga del resto.
  5. El sistema regenera automáticamente las devoluciones en PDF listas para ser firmadas, e informa a todo el personal necesario de forma segura cuando hay devoluciones de mercancía disponibles.
  6. Vertex proporciona opciones de validación de direcciones para garantizar procesos de impuestos y de envío que sean precisos y con anticipación.
  7. Vertex incluso permite flujos de trabajo que involucran cupones y códigos de descuento como un asistente de procesamiento de pagos totalmente integrado.

Agregar la integración con Magento también es un proceso rápido y sencillo. Vertex se puede configurar directamente desde el panel de su negocio en línea para los flujos de trabajo estándar, simplemente hay que crear una cuenta de Vertex para comenzar este proceso. Ya que se trata de una solución de pago, probablemente lo más adecuado sea consultar primero a su equipo de ventas para obtener más información sobre los planes de precios y sobre cómo hacer que Vertex funcione mejor para su negocio.

https://youtu.be/_Ex5d2ynGbs

Magento Commerce + Vertex + la magia de la customización

Para muchas empresas medianas y grandes, el objetivo es alcanzar un estado de máxima eficiencia operativa. Y aunque el concepto de optimización de la gestión fiscal juega un papel importante, puede simplificarse con Magento y Vertex. Y resulta aún más fácil gracias a ciertos ajustes introducidos en las integraciones con otros sistemas de negocio como ERP. 

Echemos un vistazo a un caso de negocio real donde se utilizó esta combinación.

Un cliente nuestro nos solicitó ayuda precisamente en este aspecto. Como empresa inglesa con sede en el Reino Unido, opera en niveles B2B y B2C tanto en el Reino Unido como en la UE, lo que se traduce en diferentes niveles y aplicaciones del IVA, dándose además la presencia de organizaciones B2B exentas de IVA. En este sentido, tratar con múltiples segmentos de clientes se convirtió rápidamente en una carga más pesada de lo previsto.

En este caso, nuestro objetivo fue validar el número de IVA del cliente con el registro de operadores intracomunitarios en el checkout para comprobar quiénes estaban exentos de IVA. 

En aquel momento, no existía una función de validación de IVA en Vertex, aunque estuviese planificado incluirla. Con la ayuda de la función predeterminada de Magento, pudimos configurar e implementar esta función.

Pueden encontrarse más detalles sobre la configuración de la validación del número de IVA en Magento en nuestra guía, pero el enfoque principal que adoptamos implicó la creación de las clases de impuestos, las tasas y las reglas, y la habilitación y configuración de la validación del número de registro de IVA para el negocio. Magento, verificaba, entonces, si el número de IVA contaba con validación en VIES antes de realizar un pedido, y enviaba el resultado de la validación a Vertex. Según el resultado, Vertex procedía a aplicar un criterio particular: cobrar o no el IVA.

Dado que el cliente también usaba SAP ERP para operaciones comerciales, teníamos un tercer jugador. SAP solo acepta números de IVA validados en VIES, por lo que el siguiente desafío fue introducir algunas modificaciones en la comunicación Vertex-Magento-SAP y los informes de SAP, para que SAP pudiera procesar números de IVA que no estuviesen validados en VIES. 

Con un poco de magia de nuestro equipo en la configuración y el desarrollo de esta solución, esta comenzó a tomar su forma final. SAP ahora no solo recibe los códigos impositivos validados desde Vertex y Magento, también la información requerida para los pedidos. Un ejemplo de dicha información puede ser “Proveedor no establecido # Artículo 194 Directiva del Consejo 2006/112 / CE # Cliente para contabilizar el Cobro Revertido”. Así, todas las partes involucradas en el proceso son informadas de los detalles impositivos del pedido.

Sin profundizar en más detalles, la principal enseñanza es que realizar gestiones en un complejo panorama tributario que está en constante cambio puede suponer un gran reto. Desde la funcionalidad predeterminada de administración de impuestos en Magento, hasta una solución Vertex de varios niveles, incluso uniendo la administración de impuestos en diferentes sistemas. Pero con el partner adecuado, que se valga de un enfoque moderno, la gestión de impuestos para un negocio de comercio electrónico se puede simplificar, hacerse más eficiente, y pueden reducirse los errores que a menudo se dan en la gestión manual. Si está preparado para el desafío de optimizar la gestión fiscal de su sistema y necesita la ayuda de un equipo competente, ¡comuníquese con nosotros!